正規の申請をしないで休んだ社員にとるべき対応とは

広げられたリングタイプのノートとペン。傍らに貝殻と熱帯植物の葉、麦わら帽子とサングラス。

【人事担当社員のあるあるお悩み】

うちの会社では、年休をとりたいときには定型の年休届に記入して、直属の上司に提出することになっている。そして各部署から人事部に年休届の用紙が集約されて、社員それぞれの年休日数を管理している。

 

ところが、ある部署でこの正規の申請をしないで休んだ社員がいるようだ。直属の上司には口頭で翌日休みたい旨を伝えたそうだが、「届出用紙を提出するように」との上司の注意を無視して、当日休んだらしい。日頃から仕事でルーズな面のあった社員のようで、その上司は「無断欠勤の処理でいいだろう!!」ともうカンカンで・・・

 

正規の届出がないために人事部へ休んだ情報が届かなければ、勤怠管理でミスを誘発しかねない。給料計算にも影響が出てえらいことになる。だからといって、ペナルティーとして無断欠勤にしてしまうのもいかがなものかと・・・人事担当としてどうすりゃいいの?!!

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このような正規の申請手続きをしないで休んだ社員に、会社としてどのように対応するとよいのでしょうか

今回はこの件について、詳しく確認していきましょう。

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同じ休みでも休日・休暇・休憩はどう違うの?

休日のブランチ。カットされたパウンドケーキにイチゴジャム。ミルクの注がれたガラスのコップ。花柄の紙ナプキン。

この梅雨の時期、休日でも外出せずに家のなかでのお楽しみタイムが増えます。しとしと雨音に耳を傾けながら、DVDや音楽鑑賞、読書など趣味の時間を過ごすのもいいですよね。

 

さて、そんな休日について、コンサルティングの中で実はよくいただくご質問に、「休日と年次有給休暇は同じものではないのですか?どう違うのですか?」というものがあります。

 

 確かに「仕事を休む」という行為では、休日と休暇も同じです。

これらに加えて、仕事中の休憩時間についても「仕事を休む」という意味でいっしょです。

 

これらの本来の意味合いは、実は、まったく違うものですが、たとえばお休みの日が人ごと、週ごとに異なるといったシフト制をとっている職場では、これらの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。

けれど、もしも混同してしまうと(特に休日と休暇)、会社の年間休日数をミスカウントしてしまうおそれがあります。

では、休日、休暇、休憩はそれぞれどのように違うのでしょうか?

うっかりミスを防ぐためにも、今回はこれらを詳しく確認していきましょう。

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休まない社員を強制的に休ませてもいいですか

オフィスのコピー機。花が活けられた花びん。ストローの刺さったテイクアウトのコーヒー2つ。

今年は長めのゴールデンウィークでした。

仕事の再開にさっそくエンジンをかける人、まだもう少し休んでいたいと思う人、早くも夏休みに向けて仕事のダンドリを始める人・・・休み明けの職場での社員さんの様子をみると、休みに対する考え方は人それぞれであることが伺えるのではないでしょうか。

 

コンサルティングの中でも「仕事が心底好きで、めったに年休をとらない社員がいます。ちゃんと休みなさい、と本人に伝えても『休んでも家でやることが特にない』と返ってきて、どうするといいのか悩んでいます」という話をお聞きすることが最近よくあります。

 

この春から、会社には社員に少なくとも年5日の年休を取得させることが義務付けられていますので、このように休もうとしない社員への対応に頭を悩ます管理職、上司の方が増えてきているのかもしれません。

 

そこで今回は、休まない社員を強制的に休ませてもいいのか?について詳しくみていきたいと思います。

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会社を欠勤したとき年休を消化するルールにしてもいいですか

デスクの上のパソコンのキーボード。傍らに観葉植物、ホッチキス、クリップ、ペン、花の絵のノート。

この4月から、全ての企業において、年10日以上の年次有給休暇が付与される社員に対して、年休日数のうち年5日の年休を取得させることが会社に義務付けられています

 

ただでさえ週休二日制で会社の営業日が少ないなか、年休の消化をこれ以上進めるのは難しい・・・と悩まれている職場も多いのではないでしょうか。

 

そのため、「家庭の都合や自分の体調不良で会社を欠勤したとき、この欠勤日を自動的に年休日にするルールにしてはダメですか?」とのご質問をいただくこともあります。

 

そこで今回は、欠勤日を自動的に年休とするルールは法的にOKなのか?について確認していきたいと思います。

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労働時間・休日・休暇の1日はイコールではない

デスクに置かれた白いマグカップ。傍らに本。

最近は日の入り時刻が遅くなり、18時を過ぎてもまだ明るいですね。日(昼)が長くなるにつれて、季節が夏に変わっていくのを感じます。

 

日といえば、労働時間、休日、年次有給休暇では、同じ「1日」という概念であっても、それぞれ考え方や取扱いが異なることをご存知でしょうか

 

もともと勤務シフトに夜間勤務がある場合や、トラブルシューティングのため徹夜勤務が発生した場合など、この「1日」をどう考えるかで社員の働き方が変わってくるのでマネジメント上注意が必要です

 

今回は、労基法の「1日」の概念と、労働時間、休日、休暇それぞれの取扱いについてみていきましょう。

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半日単位年休をうまく活用するコツ

ゴールドに青いフォルムの腕時計をはめた腕。

みなさんの会社では、半日単位年休をじょうずに運用されているでしょうか。

 

コンサルティングをしていると、半日単位年休の存在自体を知らないというケースに、意外と多く出会います。

また、半日単位年休と時間単位年休の違いがわからない、といったこともよくお聞きします。

 

後で詳しくお伝えしますが、時間単位年休は法律上の年休制度ですが、半日単位年休は法律上の制度ではありません。 

そのため両者をちゃんと区別する必要はありますが、年休取得に関する選択肢の幅が広がります。

 

そこで今回は、次の3点についてみていきたいと思います。

  1. 半日単位年休と時間単位年休の違い
  2. 半日単位年休の取扱い
  3. 就業規則で定める半日単位年休の活用法
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出向社員の年休日数をどうカウントするか?

赤、白、黄のチューリップが布張りのノートの上に横たえられている。

この4月から法改正によって年次有給休暇の取扱いが変わるので(詳しくは、過去記事「法改正で年5日休むため会社と社員でやるべきこと、捨てること」をご覧ください)、最近年休の取扱いについてご質問をいただきます。

 

そのなかには、

「この春から子会社へ出向する社員の年休日数は、どうカウントすればいいですか?」

と、出向社員の年休の取扱いに関するものもあります。

 

ちょうど今は新年度の人事異動を検討する時期でもあるので、人事担当者の方は「今の会社で発生している年休を出向先の子会社でも使えるのか?」などと、頭を悩ませることもあるかもしれませんね。

 

そこで今回は、出向社員の年休日数をどうカウントするとよいのかをみていきたいと思います。

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時間単位年休を仕事の合間や遅刻の穴埋めに使ってもいいですか

デスクの上の観葉植物、ノートとぺン。

年次有給休暇は、もともと日単位による取得しか認められていませんでした。そんななか、平成22年4月1日施行の改正労基法によって、労使協定による時間単位の年次有給休暇制度が新しく認められました。

 

制度のスタートから10年近く経ちますが、就業規則のコンサルティングの中で経営者や管理職の方からよくお伺いするのは、次のようなものです。

 

社員に『時間単位年休を仕事の合間にとったり、遅刻したときの穴埋めに使ってもいいですか?』と聞かれたら、どう対応していいのか悩みます。職場を出たり入ったりすると職場のセキュリティに支障が出そうなので、できれば仕事の合間に年休をとってほしくない遅刻の穴埋めに年休を使うことで、職場の規律が乱れてしまわないか心配だ。」

 

この問題は次のように集約できます。今回は、この2点について詳しくみていきたいと思います。

  1. 時間単位年休を仕事の合間でとることを制限できるのか
  2. 時間単位年休を遅刻に充当しなければならないか
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パートの契約終了、残った年休を買い上げないとダメ?

パン屋さん。焼きあがった色々なパンがかごに盛られている。ギンガムチェックのキッチンクロス。

今年の年末年始は、カレンダーの並びから長めの連休を予定されている企業も多いかもしれません。とはいえサービス業においては、一年のうちでもっとも忙しい時期です。短期パート・アルバイトの増員を図る場合もあるでしょう。

 

雇用期間の定めのあるパートタイマーであっても、採用してから6ヵ月間継続して勤務し、その間8割以上の出勤率であった場合には、年休請求権が発生します。

 

そこでよく問題となるのが、パートの契約更新が行われると思って年休を取得しなかったものの、会社の経営上の都合や仕事量の減少によって実際には更新がなされなかった、というような場合です。

 

このようなときに、たとえば「年休を買い上げてほしい」という申出がパートタイマーからあったとしたら、会社としてはどのように対応するべきでしょうか。

今回は、パートの契約終了の際に残った年休についての取り扱いを会社としてはどのように考えるとよいか、詳しくみていきましょう。

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年休の時季変更権はどんなとき、いつまでに行うのか

ノートパソコン、雑誌、ペン立てがデスクに並んでいる。外国の形式の画像が取り込まれたデスクトップ。

法定年休は、社員の年休取得の申出によって成立します。

会社は、「事業の正常な運営を妨げる事由」がない限り、社員が希望するその日に年休を付与しなければなりません。

 

「事業の正常な運営を妨げる事由」があるときには、その日でない日を年休とするように指示する、会社の時季変更権の行使が認められています。

この「事業の正常な運営を妨げる事由」については、個別の具体的な状況において客観的に判断しなければなりません

 

そこで年休の時季変更権について、管理職の方から「どんなときに行使すると正当だと認められるのですか?」「部下から年休の申請があってから、いつまでに行使するといいのですか?」といった質問をよくいただきます。

 

ちょうど年末年始のお休みのタイミングにあわせて、年休取得の申請件数も増える時期でしょう。

今回は、年休の時季変更権をどんなときに、またいつまでに行うとよいのかについてみていくことにしましょう。

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法改正で年5日休むため会社と社員でやるべきこと、捨てること

積み重ねた書籍の上に載せられた小ぶりのピンクの花の鉢植えとコーヒーの入ったマグカップ。

このほどの労働基準法改正によって、年10日以上の年次有給休暇が付与される社員に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、会社が時季を指定して取得させることが必要となりました。なお、これに違反すると所要の罰則が科されます。来年(2019年)4月からすべての企業において実施となり、中小企業も例外ではありません。

 

とはいえ年休取得をめぐっては、「自分が休むと仕事が回らない」「ただでさえ毎日残業なのに、休めば納期に間に合わない」「休んだ分だけ成果をあげるチャンスを逃す」といった社員さんの声が現場から聞こえてくるかもしれません。

 

仕事が増え続ける職場において、年休取得への不安感を捨ててしっかり休みながらも今までと変わらないもしくはそれ以上の結果を出すには、会社と社員の双方が意識を変えていく必要があります

そこで今回は、法改正の概要をみながら、年5日以上休むため会社と社員でやるべきこと、反対にやらずに捨てることについてみていくことにしましょう。

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雇用契約の継続or中断でパートの年休日数はどう変わる?

窓際のデスクにノートパソコンとタブレットが並んでいる。ノートが広げられている。窓の外は緑がいっぱい。

人材活用の多様化を背景に、今や短時間勤務のパート社員の活用は、小売業やサービス業だけでなくさまざまな業種で広がっています。

 

パート社員にとっては家事や育児との両立のために、企業にとっては経営上の事情や業務量の減少などからパートの雇用契約を継続もしくはいったん中断と、柔軟な対応をとるケースも多いと思います。

 

そこで判断に迷うということで、よく質問をいただくのがパートの年休管理についてです。

  1. パート契約の「継続」とはどんな場合のことを言うのか?
  2. パート契約を「中断」したとき、付与日数はどうなるのか?

 

これらをよくよく考えると、そういえばこんな場合は・・・と、頭にクエスチョンマークが飛び交いませんか・・・?

下半期が始まる10月、パート契約の更新時期にもあたるこのタイミングに、先の2点についてぜひ確認しておきましょう

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取れなかった年休への対応策―年休の積立制度とは

牛の貯金箱。ユーロ札が入れられている。

「うちの会社もようやく完全週休2日制に踏み切りました。休みが増えたのは社員にとってもいいと思うのですが、今後は年休を取るのが難しくなってしまって、どうしたらよいものか・・・。

いっそのこと、取れなかった年休を貯金みたいに積み立てることはできないものですかね?」

 

年休の取得率アップ、ましてや完全取得への道は遠くて悩ましい、とのご相談をいただくことがあります。

 

取れずじまいで年休の残日数がたくさん生じたり、かといって完全消化をめざして無理にでも年休を取得させようとすると、「じゃあ仕事が残ったままでもいいと言うんですか?!」と社員からの反論が・・・このような年休をめぐる課題、みなさんの職場ではありませんか?

 

特にいまの時季は夏休みもあるので、仕事を滞りなく進めることを考えると、さらに年休取得が難しくなる、といった事情もあるかもしれません。

 

このような問題への対応のひとつとして、「年休の積立制度」があります。

今回は、この年休の積立制度の内容や運用上の注意点などをみていくことにしましょう。

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年休の利用目的を社員に書かせるのはダメですか?

デスクのうえのノートパソコン。眼鏡、コーヒーの入ったカップ&ソーサ。メモ帳とペン、スマホ、カメラ。

コンサルティングのなかで、総務人事担当の管理職の方から、次のような相談がありました。

 

「うちの会社では、社員が年休を取るときには、所属の部長にあてて申請用紙を提出することになっています。

申請用紙は以前から同じフォーマットを使っているのですが、気がかりな点がひとつあります。それは、年休の利用目的を社員に書かせる欄があることです。

たまに社員から『必ず書かないといけないのですか?』と質問されることもあるのですが、そもそも会社が年休の利用目的を聞いてもいいのでしょうか?

法律的にダメなのであれば、フォーマットを早く変更しないといけませんし・・・」

 

年次有給休暇の申請用紙における「利用目的」の記入欄。このような年休届のフォーマットを使われている会社も多いのではないでしょうか。

結論から申し上げますと、利用目的の記載欄を設けること自体には問題はありませんけれどその運用いかんでは違法となることもあります

今回は、年休の利用目的を社員に書かせてもいいのかどうかについて、詳しくみていきましょう。

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ハラスメントにならない人事評価のポイント

デスクトップのパソコンとキーボード。タブレット。バラとカスミソウの花かご。

4月に入り、色とりどりの花々も咲き始めて、なんとなく気持ちまでウキウキしますね。オフィスではフレッシュな新入社員に刺激を受けつつも、部下をもつ人は身の引きしまる思いをされていることでしょう。

最近は、従来のような管理職でなくとも「チームリーダー」といった肩書で部下をもち、人材マネジメントを行う人が増えてきています

 

そのため、部下をもつにあたって必要な法律上の知識を身に付けさせたい、基本的な事項を押さえてもらいたい、と経営者の方から伺うこともあります。

部下をマネジメントする立場になると、部下の人事評価を行う機会も多くなりますが、知識が足りないためにいわゆるセクハラやパワハラ、マタハラとなってはいけないから、とのことでした。

 

そこで今回は、すっきり新しい年度のスタートをきるためにも、ハラスメントにならない人事評価のポイントとして、次の3点をしっかり確認していきましょう。

  1. 人事評価を正しく行うための条件
  2. 部下の年休をどう取り扱うか?
  3. 妊娠、出産した社員への対応
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新年度の準備で気をつけたいパートの年休管理

満開の桜。太陽の光が差し込んでいる。

3月も折り返し地点に差し掛かりました。いよいよ新年度の準備で、総務・人事部門においては大忙しの毎日ではないでしょうか。

 

特にたくさんのパートタイマーが働くオフィスでは、契約更新の手続きが大変、との声をよく伺います。

新年度からの勤務体制や本人の私生活とのバランスを考慮したうえで、勤務日数を変更することもあるでしょう。

 

週所定労働時間が30時間未満のパートタイマーの年次有給休暇の日数は、その勤務日数(週所定労働日数)に応じて比例付与されます

ですから契約変更があると、年休管理に煩雑さを感じられることも多いようです。

 

そこでパートの年休管理について、質問をいただくことがあります。

よくいただく質問の内容は次の2点です。

  1. パートが年休で1日休むと当然「有給」となるが、いくら払うべきなのか、またその計算根拠は?
  2. 新年度の契約を更新するにあたって、パートの週の勤務日数を変更した場合、年休をいくら付与するといいのか?

今回はこれらを詳しくみていきましょう。

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社員が体調不良で休むとき問われる会社の対応

お皿に盛られた輪切りのレモン。水色のテーブルクロス。

強い寒波の影響で、厳しい冷え込みが続く毎日ですね。

 

冷えや乾燥、室内外の寒暖差から体調を崩す社員が出てくるかもしれません。具合が悪いまま仕事をしていると普段よりもパフォーマンスは落ちますし、何より本人の健康状態が心配です。

休んでしっかり体調を整えてもらいたいところですよね。

 

けれど次のようなとき、会社としてどんな取り扱いをしてよいのか迷う、とのご相談を受けることがあります。

  • 病気で欠勤した社員が、後日年休に振り替えたいと申し出てきた。必ず聞いてあげないといけないのか?
  • 体調が良くなったので、午後から出社してきてさらに残業する社員。残業代の支払いはどう考えるといいのか?
  • 休んでいる社員を会社に呼び出さなければならない緊急事態が発生。果たして呼び出していいものなのか?

今回はこれらのように、社員が体調不良で休むとき会社のとるべき対応について確認していきたいと思います。

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年休管理を簡単にできませんか―基準日の統一・買い上げ

3コマのシーン。スマホを操作するスーツ姿の女性。方眼紙のメモ帳を持つ指先。窓辺のチューリップが活けられた花びん。

10月に入りました。今年度の下半期もスタート、4月に新入社員が入社してきてちょうど半年が経過しましたね。

入社後6か月で年休が10日発生することになります。そこでよく年次有給休暇の取扱いについてご相談を受けます。

 

特に多いのが「入社日と年休の付与日が異なると管理が面倒なので、これを統一したい」とのことでした。

確かに中途入社の人を合わせると、社員さんの入社日が同じでないことは当然ありうるわけですが、それぞれの入社日から起算して6か月後の年休付与日を管理するのは大変です。

 

次いで多いご相談が年休の買い上げについて。仕事が忙しかったために取得できなかった分を、会社としてはせめて買い取ってあげたいとうお声をよくお聞きします。

そこで今回は、

  1. 年休の基準日をそろえる方法
  2. 年休の買い上げ

この2点についてみていくことにしましょう。

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チームの余裕を生み出し年休取得率を上げる方法

オフィスのデスク。カメラ、メモ帳、ペン。かじりかけのチョコレートとコーヒーカップ。

以前の記事(「計画年休で夏休みを大型連休にするときの注意点」)で、計画年休制度を「4人体制チームなら1人休んでも3人で回るチームにする機会」として、仕事のやり方を見直すチャンスにすることをお伝えしました。そこで、次のような質問をいただきました。

 

「チーム全体の仕事をこなすのに、そもそも何人必要なのかわかっていません。チームには子育て中のメンバーがいるので、不在の時でもみんなでやり繰りしたいのですが、具体的に何から手をつけるといいですか?」

 

仕事をみんなで把握して、お休みや時短のメンバーがいても、残りのメンバーで主体的に仕事をこなそうとするチームは、とても理想的ですね。

具体的にはどうしていくと、そんなチームが実現するのでしょうか?

 

そこで今回は、理想的なチームづくりのポイントとなる次の3点について確認していきましょう。

  1. チームの仕事量を把握する
  2. かかる労働時間から必要な人数を割り出す
  3. IT化・外注化・パート・アルバイトを検討する
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計画年休で夏休みを大型連休にするときの注意点

青空にそびえるヤシの樹

バーゲンやビアガーデンのCMをみると、夏もいよいよ本番!という気分になりますね。

 

会社によっては、夏休みとリンクさせて計画年休日を定めている場合もあるのではないでしょうか。そうすることで大型連休にできます

まとまった休みを取ることができれば、家族旅行や長期レジャーを楽しめるなど、社員にとって大きなメリットです。

 

一方、会社にとっても年休の消化が進んで、社員の年休取得率アップにつながるリットもあります。このようなことから、計画年休制度を実施している会社も多いかもしれません。

 

そんななか、夏の大型連休中に急なトラブル発生。事情を詳しく知る社員がいない。夏休みなんて言っている場合ではない、計画年休日にあたっている社員を呼び出して出勤させなければ。さっそく電話しよう!

 

いえいえ、落ち着いて、ちょっと待ってください。当初定めていた計画年休日を変更して、他の日に振り返ることはできるのでしょうか。

今回は、この件について詳しく確認していきましょう。

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年休の申請期限を過ぎると休めないルールにできますか?

キャリーケースを引いて空港に向かう男女。

みなさん年末年始はしっかり休まれたでしょうか。

 

昔、「日本を休もう」というCMがありましたが、あれから30年近くたった今も世間的にうまく休めるようになった、とはまだまだいえない状況なのかもしれません。

 

「自分が休んでいる間に、トラブルが起きていないか心配だ(だから休めない)」

「休んだ分だけ仕事がストップする(だから休めない)」

「他の人が働いているのに、休んで悪いと思う(だから休めない)」

 

コンサルティングのなかで年休の取得状況を伺うと、このようなお声をよく伺います。

 

休みにくい理由の一つに「年休取得のルールがないから」ということがあります。ルールがないから遠慮して休めない(遠慮しない人だけが休めてしまう)という事態に陥ってしまう・・・けれどそのルールも硬直的な取り扱いをしてしまうと問題があるのです。

今回は、年休取得のルールの作り方とその運用について詳しくみていきましょう。

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研修中の年休申請に会社がとるべき対応は

パソコンのモニターが2つ並べられたオフィスのデスク。傍らにマグカップ、観葉植物の鉢植え、手帳。

会社が人材育成を行う目的は、大別して2つあります。

  1. ひとつは個人の能力を高めること
  2. もうひとつは組織の能力を高めること

この目的のため会社は社員へ投資するのです。研修の実施もそのひとつと言えます。

 

ですから会社は受講による効果を高めるため、実施する研修のカリキュラムについて、その期間、内容、受講対象の範囲、講師など、練りに練られていることでしょう。

そんな研修の実施期間に年休を取得したい、と社員が申請してきたとしたら・・・

 

会社としては、どのように対応するべきなのでしょうか。今回はこのあたりについて、詳しくみていきましょう。

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年休の当日申請に会社はどう対応するといいのか

朝食のテーブル。スープカップ、お皿、ナイフとフォーク。お皿の上に目覚まし時計。

「こどもが急に熱を出したので・・・」

「ちょっと体調が悪くて・・・」

 

当日の朝に休みたい旨の電話連絡。

急なことで実のところ、人員配置に支障をきたすのだけれど、事情がわかるだけにどうすればいいのか対応に困る。

しかもたびたびとなると、仕事の進捗にも差し障る。さて、どこまで聞き入れなければいけないのか・・・

 

社員想いの経営者、部下思いの管理職の方ほどよく悩まれる問題です。

当日朝の年次有給休暇の申請を欠勤扱いにしてもOKなのか、がご相談のポイントです。

会社としてどう対応するとよいのでしょうか

今回は、このあたりを詳しくみていきましょう。

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辞める人も残る人も困らない年休取得への対応とは

白い花のブーケ。マーガレット、カスミソウ、バラ。

「退職予定の社員が今まで取っていなかった分、辞める前に年休をまとめて取りたいと言ってきて困っている」

 

よくお聞きするご相談ですが、会社としては仕事の引継ぎをきちんと行ってくれるかどうかが気になるところです。

引継ぎがないまま休暇に入られると、残された人に過度の負担をかけることになってしまいます

 

では、会社としてどのような対応をとると、仕事に支障をきたすことなく、辞める社員も残る社員も困らず、うまくいくのでしょうか?

 

今回はこのあたりについて、詳しくみていきましょう。


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