取れなかった年休への対応策―年休の積立制度とは

牛の貯金箱。ユーロ札が入れられている。

「うちの会社もようやく完全週休2日制に踏み切りました。休みが増えたのは社員にとってもいいと思うのですが、今後は年休を取るのが難しくなってしまって、どうしたらよいものか・・・。

いっそのこと、取れなかった年休を貯金みたいに積み立てることはできないものですかね?」

 

年休の取得率アップ、ましてや完全取得への道は遠くて悩ましい、とのご相談をいただくことがあります。

 

取れずじまいで年休の残日数がたくさん生じたり、かといって完全消化をめざして無理にでも年休を取得させようとすると、「じゃあ仕事が残ったままでもいいと言うんですか?!」と社員からの反論が・・・このような年休をめぐる課題、みなさんの職場ではありませんか?

 

特にいまの時季は夏休みもあるので、仕事を滞りなく進めることを考えると、さらに年休取得が難しくなる、といった事情もあるかもしれません。

 

このような問題への対応のひとつとして、「年休の積立制度」があります。

今回は、この年休の積立制度の内容や運用上の注意点などをみていくことにしましょう。

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年休の利用目的を社員に書かせるのはダメですか?

デスクに置かれたノートとコーヒーカップ。ノートの上にひとひらの葉っぱ。

コンサルティングのなかで、総務人事担当の管理職の方から、次のような相談がありました。

 

「うちの会社では、社員が年休を取るときには、所属の部長にあてて申請用紙を提出することになっています。

申請用紙は以前から同じフォーマットを使っているのですが、気がかりな点がひとつあります。それは、年休の利用目的を社員に書かせる欄があることです。

たまに社員から『必ず書かないといけないのですか?』と質問されることもあるのですが、そもそも会社が年休の利用目的を聞いてもいいのでしょうか?

法律的にダメなのであれば、フォーマットを早く変更しないといけませんし・・・」

 

年次有給休暇の申請用紙における「利用目的」の記入欄。このような年休届のフォーマットを使われている会社もあるかもしれません。

利用目的の記載欄を設けること自体には、問題はありません。けれどその運用いかんでは、違法となることもあります。

今回は、年休の利用目的を社員に書かせてもいいのかどうかについて、詳しくみていきましょう。

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ハラスメントにならない人事評価のポイント

オフィスの窓辺にグリーンの鉢植えが置かれている。窓が少しだけ開かれていて、さわやかな光が室内に差し込んでいる。

4月に入り、色とりどりの花々も咲き始めて、なんとなく気持ちまでウキウキしますね。

 

オフィスではフレッシュな新入社員に刺激を受けつつも、部下をもつ人は身の引きしまる思いをされていることでしょう。

最近は、従来のような管理職でなくとも「チームリーダー」といった肩書で部下をもち、人材マネジメントを行う人が増えてきています。

 

そのため、部下をもつにあたって必要な法律上の知識を身に付けさせたい、基本的な事項を押さえてもらいたい、と経営者の方から伺うこともあります。

部下をマネジメントする立場になると、部下の人事評価を行う機会も多くなりますが、知識が足りないためにいわゆるセクハラやパワハラ、マタハラとなってはいけないから、とのことでした。

 

そこで今回は、ハラスメントにならない人事評価のポイントをみていきたいと思います。

  1. 人事評価を正しく行うための条件
  2. 部下の年休をどう取り扱うか?
  3. 妊娠、出産した社員への対応

しっかり確認して、すっきり新しい年度のスタートをきりましょう!

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新年度の準備で気をつけたいパートの年休管理

一面の桜が満開に咲き誇っている。ピンクの花霞。

3月も折り返し地点に差し掛かりました。いよいよ新年度の準備で、総務・人事部門においては大忙しの毎日ではないでしょうか。

 

特にたくさんのパートタイマーが働くオフィスでは、契約更新の手続きが大変、との声をよく伺います。

新年度からの勤務体制や本人の私生活とのバランスを考慮したうえで、勤務日数を変更することもあるでしょう。

 

週所定労働時間が30時間未満のパートタイマーの年次有給休暇の日数は、その勤務日数(週所定労働日数)に応じて比例付与されます。

 

ですから契約変更があると、年休管理に煩雑さを感じられることも多いようです。

 

そこでパートの年休管理について、質問をいただくことがあります。

よくいただく質問の内容は次の2点です。

  1. パートが年休で1日休むと当然「有給」となるが、いくら払うべきなのか、またその計算根拠は?
  2. 新年度の契約を更新するにあたって、パートの週の勤務日数を変更した場合、年休をいくら付与するといいのか?

今回はこれらを詳しくみていきましょう。

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社員が体調不良で休むとき問われる会社の対応

もこもこのフリースを施した茶色の手袋、白とベージュのチェック柄のマフラー、白い毛糸の帽子を防寒用に用意して机に並べている

強い寒波の影響で、厳しい冷え込みが続く毎日ですね。

 

冷えや乾燥、室内外の寒暖差から体調を崩す社員が出てくるかもしれません。

 

具合が悪いまま仕事をしていると普段よりもパフォーマンスは落ちますし、何より本人の健康状態が心配です。

休んでしっかり体調を整えてもらいたいところですよね。

 

けれど次のようなとき、会社としてどんな取り扱いをしてよいのか迷う、とのご相談を受けることがあります。

 

 

  • 病気で欠勤した社員が、後日年休に振り替えたいと申し出てきた。必ず聞いてあげないといけないのか?
  • 体調が良くなったので、午後から出社してきてさらに残業する社員。残業代の支払いはどう考えるといいのか?
  • 休んでいる社員を会社に呼び出さなければならない緊急事態が発生。果たして呼び出していいものなのか?

今回はこれらのシチュエーションにおいて、会社がとるべき対応について確認していきたいと思います。

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年休管理を簡単にできませんか―基準日の統一・買い上げ

ピンク、ブルー、グリーン、イエローのカラフルな卓上カレンダーが画面いっぱいに敷き詰められている。

10月に入りました。

今年度の下半期もスタート、4月に新入社員が入社してきてちょうど半年が経過しましたね。

入社後6か月で年休が10日発生することになります。そこでよく年次有給休暇の取扱いについてご相談を受けます。

 

特に多いのが、「入社日と年休の付与日が異なると管理が面倒なので、これを統一したい」とのこと。

確かに中途入社の人を合わせると、社員さんの入社日が同じでないことは当然ありうるわけですが、それぞれの入社日から起算して6か月後の年休付与日を管理するのは大変です。

 

次いで多いご相談が年休の買い上げについて。仕事が忙しかったために取得できなかった分を、会社としてはせめて買い取ってあげたいとのこと。

そこで今回は、

  1. 年休の基準日をそろえる方法
  2. 年休の買い上げ

この2点についてみていくことにしましょう。

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チームの余裕を生み出し年休取得率を上げる方法

手を重ねて士気を高めるチームメンバーたち

以前の記事(「計画年休で夏休みを大型連休にするときの注意点」)で、計画年休制度を「4人体制チームなら1人休んでも3人で回るチームにする機会」として、仕事のやり方を見直すチャンスにすることをお伝えしました。そこで、

 

「チーム全体の仕事をこなすのに、そもそも何人必要なのかわかっていません。チームには子育て中のメンバーがいるので、不在の時でもみんなでやり繰りしたいのですが、具体的に何から手をつけるといいですか?」

 

との質問をいただきました。

 

仕事をみんなで把握して、お休みや時短のメンバーがいても、残りのメンバーで主体的に仕事をこなそうとするチームは、とても理想的ですね。

具体的にはどうしていくと、そんなチームが実現するのでしょうか?次の3つのポイントが挙げられます。

  1. チームの仕事量を把握する
  2. かかる労働時間から必要な人数を割り出す
  3. IT化・外注化・パート・アルバイトを検討する

今回は、これらを詳しくみていきましょう。

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計画年休で夏休みを大型連休にするときの注意点

青空にそびえるヤシの樹

バーゲンやビアガーデンのCMをみると、夏もいよいよ本番!という気分になりますね。

 

会社によっては、夏休みとリンクさせて計画年休日を定めている場合もあるのではないでしょうか。これによって大型連休も実現できますよね。

まとまった休みを取ることができれば、家族旅行や長期レジャーを楽しめるなど社員にとってメリットがあります。

 

一方、会社にとっても年休の消化が進んで、社員の年休取得率アップにつながるメリットもあります。

このようなことから、計画年休制度を実施している会社も多いかもしれません。

 

けれど夏の大型連休中に急なトラブル発生。事情を詳しく知る社員がいない。夏休みなんて言っている場合ではない、計画年休日にあたっている社員を呼び出して出勤させなければ。さっそく電話しよう!

 

いえいえ、落ち着いて、ちょっと待ってください。

当初定めていた計画年休日を変更して、他の日に振り返ることはできるのでしょうか?

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年休の申請期限を過ぎると休めないルールにできますか?

キャリーケースを引いて空港に向かう男女。

みなさん年末年始はしっかり休まれたでしょうか。

 

昔、「日本を休もう」というCMがありましたが、あれから30年近くたった今も世間的にうまく休めるようになった、とはまだまだいえない状況なのかもしれませんね。

 

「自分が休んでいる間に、トラブルが起きていないか心配だ(だから休めない)」

「休んだ分だけ仕事がストップする(だから休めない)」

「他の人が働いているのに、休んで悪いと思う(だから休めない)」

 

コンサルティングでも年休の取得状況を伺うと、こんな声がよく上がります。

休みにくい理由の一つに「年休取得のルールがないから」ということがあります。ルールがないから遠慮して休めない(遠慮しない人だけが休めてしまう)。けれどそのルールも硬直的な取り扱いをしてしまうと問題があるのです。

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研修中の年休申請に会社がとるべき対応は

デスクの上に、メモ、ふせん、画びょう、ミニ黒板、花が行儀よく並べられている。

会社が人材育成を行う目的は、大別して2つあります。

ひとつは個人の能力を高めること。

もうひとつは組織の能力を高めること。

 

この目的のため会社は社員へ投資するのです。研修の実施もそのひとつと言えます。

 

ですから会社は受講による効果を高めるため、実施する研修のカリキュラムについて、その期間、内容、受講対象の範囲、講師など、練りに練られていることでしょう。


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年休の当日申請に会社はどう対応するといいのか

こどもが発熱したので、会社へ休む連絡を入れようとスマートフォンを操作する、部屋着姿の女性社員。

「こどもが急に熱を出したので・・・」

「ちょっと体調が悪くて・・・」

 

当日の朝に休みたい旨の電話連絡。

急なことで実のところ、人員配置に支障をきたすのだけれど、事情がわかるだけに対応に困る。

しかも度重なると、どこまで聞き入れなければいけないのか・・・

 

社員想いの経営者ほどよく悩まれる問題です。

当日朝の年次有給休暇の申請を欠勤扱いにしてもOKなのか、がご相談のポイントです。会社としてどう対応するとよいのでしょうか。

今回は、このあたりを詳しくみていきましょう。


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辞める人も残る人も困らない年休取得への対応とは

退職する社員にプレゼントする花束。「Many thanks」の文字。

「退職予定の社員が今まで取っていなかった分、辞める前に年休をまとめて取りたいと言ってきて困っている」

 

よくお聞きするご相談ですが、会社としては仕事の引継ぎをきちんと行ってくれるかどうかが気になるところです。

引継ぎがないまま休暇に入られると、残された人に過度の負担をかけることになってしまいます。

 

では、会社としてどのような対応をとると、仕事に支障をきたすことなく、辞める社員も残る社員も困らず、うまくいくのでしょうか?

 

今回はこのあたりについて、詳しくみていきましょう。


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