チームの余裕を生み出し年休取得率を上げる方法

チームの仕事をこなすのにどれだけの人数が必要なのか、実はわかっていない。子育て中のメンバーもいるので、急な休みの場合でもみんなでフォローできるようにしたい。（新任の若手チームリーダー談）

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仕事をみんなで把握して、お休みや時短のメンバーがいても、残りのメンバーで主体的に仕事をこなそうとするチームは理想的ですね。では、具体的にはどうしていくと、そんなチームが実現するのでしょうか？

そこで今回は、理想的なチームづくりのポイントとなる次の３点について確認していきましょう。

1. チームの仕事量を把握する
2. かかる労働時間から必要な人数を割り出す
3. IT化・外注化・パート・アルバイトを検討する

冒頭の質問で「チーム全体の仕事をこなすのに、何人必要なのかわからない」とありましたがが、この問題意識はとても大切です。

これを明らかにするには、まずチーム全体の業務量を把握することが必要です。いくら財務の数字上から適正な人件費や要員を算出しても、会社を伸ばすために必要な業務のすべてをこなすことができなければ支障をきたすからです（財務面と発生する業務量のバランスが大切です！）。

そこで、チームが現在抱えているタスクの棚卸しをやってみましょう。

事業部門、管理部門ともに有効なアプローチなのですが、わかりやすくお伝えするためにチームが担当する仕事を「オフィスワーク・管理部門（総務人事）」としてみましょう。

普段チームで行っている仕事を思い出しながら、書き出していただきたいのですが、以下のマトリクスを参考にしてみてください。

仕事の棚卸し（タスクのスリム化）、かかる時間から必要な人数を割り出しました。

次はタスクの質（難易度、社内でやるべきものか）を見極めるために、もう一度マトリクスに戻りたいと思います。

 青色のゾーンは発生頻度に差はありますが、やることが決まった定型タイプのものですから、「難易度は高くないが、業務量に対応できる要員を確保しなければならない」タスクと言えます。

もし社内で内製化するよりもコストが削減できるのであれば、外注化は検討に値します。

1. チームの仕事量を把握する
2. かかる労働時間から必要な人数を割り出す
3. IT化・外注化・パート・アルバイトの検討 

これらを総合的に検討することで、現状よりもチームに余裕を生み出すことができれば、はじめの一歩として◎です。

このプロセスを途中であきらめてしまうと、たちまち仕事はメタボ化、労働時間はズルズルと長くなり「みんながいっぱい、いっぱいのチーム」になってしまいます。

継続は力なり、を念頭にこのプロセスをコツコツ継続することで「１人休んでも３人で回る４人体制チーム」を目指したいですね！

そこでチーム全体の仕事の棚卸し、かかる時間をワンシートで把握できるシートを下記にアップしています。

ダウンロードして、チームの仕事の進め方、分担などを見直す機会に活用いただけるとうれしく思います。