Ａさんがメンタルヘルス不調で休職することになった。休職中もいろいろ連絡を取る必要があるけれど、メンタルヘルス不調の場合は会社との連絡自体が負担になるとも聞く。それで体調を悪くしては大変だから、あまり連絡を取らないほうがいいのかな？
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メンタルヘルス不調で休職に入る社員を前に、連絡の取り方に悩む人事担当者さんです。
社会保険の手続きや診断書の提出など、会社が本人と連絡を取らなければならない場面は多くありますが、本人にとって負担にならない方法はないものかと、悩みが深くなります。
そこで今回は、メンタルヘルス不調による休職社員との連絡の取り方について、詳しく確認していきたいと思います。
会社が休職社員と連絡を取る必要性
病状の把握（診断書を提出してもらうことも）、社会保険の手続き（傷病手当金や社会保険料の支払い等）、復職のタイミングの相談などのため、会社は休職社員と連絡を取る必要性がありますし、連絡すること自体がとても重要といえます。
というのも、本来なら直ちに解雇事由となるべきところを一定の猶予期間を置いて、回復状態を待つというのが休職制度であり、休職期間が満了しても復職できないときは、解雇または退職の猶予期間が経過したということで、期間満了時に退職または解雇となるからです。
就業規則で私傷病による欠勤が長期にわたる場合、「休職」とし、「休職期間中に休職事由が消滅せず復職しないときは自然退職とする」旨を定めていることも多いと思いますが、その場合「そんなこと事前に聞いていない、知らなかった」などと休職社員とトラブルになる可能性も考えられます。そんな事態を回避するためにも、会社は休職社員と継続して連絡を取っておく必要があります。
ただ、メンタルヘルス不調で休職となった社員については、会社との連絡自体が負担になることもあり、それによって体調が悪化すると、場合によっては会社が安全配慮義務違反を問われる可能性も考えられます。
実務的にどうする？
前段でお伝えしたように、会社は休職社員の体調を気遣いながらも、継続して連絡を取ることが必要です。
では、具体的にどのような連絡方法を取ればよいのでしょうか。
まずは休職に入る前に社員本人と、連絡方法とその頻度を決めておくことです。また、会社の安全配慮義務の観点からは、産業医や専門医に連絡手段や伝え方を相談しておくとよいでしょう。
連絡頻度は本人の体調に配慮しながらになりますが（少なくとも診断書の有効期限内で連絡をとること）、連絡方法としては下記のものが考えられます。
- 【①電話】即時に連絡できる。ただ、本人が出ない可能性もあり、その場合本人が電話に出るまで連絡が取れない。
- 【②メール・ＳＮＳ・メッセージアプリ】即時に連絡でき、本人の都合の良いときに返答できる。会社としても連絡内容を証拠として残すことができる。
- 【③郵便】即時性はないが、確実に本人に到達させることができる（内容証明郵便、特定記録郵便等）。
思うように本人と連絡が取れない場合には、②と③の方法を併用するなどの工夫も必要でしょう。前段でお伝えしたように、就業規則に「休職期間満了→自然退職」の旨を規定している場合は、メールや郵送等で「このまま連絡が取れない状態が続けば、就業規則の定めにより休職期間満了で自然退職となる」との旨を連絡しておくことが必要でしょう（会社から必要な連絡を行った証拠を残す）。
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本文でお伝えしたように、会社は休職社員と継続して連絡を取り、状況を把握して職場復帰に備える必要があります。
（繰り返しになりますが、そもそも休職は、休職期間に療養して将来的に働ける状態に治ゆすることを期待して解雇を猶予する制度。）
主治医の所見等が重要な判断材料になりますが、社員の病状についての情報は個人情報なので、その医師から収集するときには、原則として本人の同意が必要です。
■この記事を書いた人■
社労士事務所Extension代表・社会保険労務士 高島あゆみ
「互いを磨きあう仲間に囲まれ、伸び伸び成長できる環境で、100％自分のチカラを発揮する」職場づくり・働き方をサポートするため、社会保険労務士になる。150社の就業規則を見る中に、伸びる会社と伸びない会社の就業規則には違いがあることを発見し、「社員が動く就業規則の作り方」を体系化。クライアント企業からは積極的に挑戦する社員が増えたと好評を得ている。
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