退職者の続出で会社を辞める理由を詳しく聞きたい

うちの部署では社員の退職が相次いでいる。残された社員も引き継ぎで大変そうだし、組織に停滞感が生まれるのは問題だ。働き方に不満があるのか、人間関係が問題なのか、職場の改善のために退職理由を詳しく聞き出したい・・・法的に問題あるのかな？

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人材の流出に危機感を覚え、退職者の続出に歯止めをかけたい課長です。問題解決のため、退職理由の細かな聞き取りをやりたいものの、コンプライアンス面が気にかかります。

実は、退職理由の詳細なヒアリングの可否については、退職そのものの法的性格にかかわってきます。

そこで今回は、退職の法的性格とともに退職理由を細かく聴取することに問題があるのか、詳しく確認していきたいと思います。

社員が自らの意思に基づいて退職する場合（任意退職、自己都合退職）、法的性格は下記の２パターンに大別されます。 

1. 辞職（社員からの一方的意思表示）
2. 合意解約（会社と社員の合意による雇用の終了） 

辞職とは、社員の意思による労働契約の解約のことをいいます。民法では、期間の定めのない雇用契約において、社員は２週間の予告期間を置けばいつでも解約できるものと定められています（民法６２７条１項）。その予告期間は、辞職を希望する社員を不当に拘束することのないように延長はできないと解釈されています。

一方、合意解約とは、社員が会社に退職を願い出て、会社がそれを承諾し、合意によって退職を決定することをいいます。よって民法６２７条１項の適用はないと解釈されています。

社員からの退職の申出が辞職にあたるのか、合意解約の申込みにあたるのかは、社員の意思を含めて事実関係によって決まります。一般的には、退職を申し出る社員は「円満に退職したい」と考えていることがほとんどでしょう。

よって、社員から退職願が出された場合、会社側が慰留してもしなくても、その態度にかかわらず「雇用契約を終了させる」という意思が客観的に明らかな場合に限って辞職の意思表示としてとらえ、そうでない場合には合意解約の申込みととらえるのが妥当だと考えられています。

合意解約においては、会社が社員の退職を承諾するかどうかを判断する必要があるので、その判断材料を集めるべく退職理由を細かくヒアリングすることに合理的な理由があると考えられます。そのため、合意解約では退職理由を詳細に聞くこともできるでしょう。

一方で、社員側からの一方的な意思表示である（＝話し合いの余地がない）辞職については、意思表示から２週間を経過すれば自動的に雇用は終了します。社員は辞職の理由を必要とすることなく退職できるので、会社が退職理由を細かく聞き出す合理的な理由を見出すことは難しいでしょう。よってこの場合、会社としては退職理由を詳細に聞くことは控えたほうが無難といえます。

なお、退職理由を詳細に聞くことができる場合でも、強制労働の禁止（労基法５条）について気を付けなければなりません。労基法５条では、「会社は暴行、脅迫、監禁その他精神または身体の自由を不当に拘束する手段によって、社員の意思に反して労働を強制してはダメ」との旨が定められています。

たとえば退職理由についての詳細な回答が事実上強制されているといった場合、退職理由を詳細に聞き出すことが、強制労働の禁止に抵触すると判断される可能性は否めません。そのため退職理由を詳細にヒアリングする際には、回答はあくまで任意であること、回答したくないときには無回答でよいこと等をあらかじめ明確に伝えるとよいでしょう。