残業の自己申告制をうまくいかせるコツ

「社員に働く時間の長さを自覚してほしいから、残業は自己申告制にしようか。でも法律的にいいのかな？法律的にかなった方法は？？」

ホワイトカラーの仕事は、工場でモノづくりをする仕事とは違って、その成果が必ずしも時間に比例するものではありません。工場労働をベースとした労働時間の厳格な管理になじまないという性質があります。

そのためホワイトカラーの職場では、残業時間の管理について「自己申告制」をとる場合もありますが、冒頭のようにギモンもあるでしょう。

そこで今回は、次の２点に焦点をあてて残業の自己申告制について詳しく確認していきたいと思います。

1. 残業の自己申告制は有効なものか？
2. 自己申告制をスムーズに運用させるには？

残業の自己申告制とは、社員本人が残業内容とそれにかかる時間を自主的に上司へ申告し、事前に上司の承認を得る方法のことです。

実際には１ヵ月まとめて事後に自己申告の記録を提出して、上司の承認を得るケースが多いかもしれません。

このような残業の自己申告制は、結論からお伝えすると、方法自体には問題がありません。

労働時間管理のひとつの手段として認められています。

通達においても（「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」平成 13 年 4 月 6 日付け基発第 339 号）、自己申告制とは「労働者が自己の労働時間を自主的に申告

することにより労働時間を把握するもの」と定義されています。

そして、会社が残業時間の把握のために自己申告制を採用する場合には、次のような内容の措置を講じることとしています。

残業管理について、社員が自主的に申請して上司が承認、という所定の手続きを定めた場合には、（特別な理由のある場合は別として）その手続きによるものだけを残業として認めるルールにするのは、必ずしも違法ではありません。

ただしそれは、自己申告制が適正に運用されていて、社員の残業時間を申告する自由が担保されていることが前提です。

たとえば、

• 「今日はこのくらい残業が必要だ」と社員が所定の用紙に記入して、直属の上司に申請
• 直属の上司がそれを確認し、上司の命令によって残業を行う
• （上司が残業内容を本人に質問し、特に急を要する業務でないと判断した場合には、経費節約のため残業しないよう指示することもある）
• 残業を行った実際の時間を記入したカードを直属の上司に提出し、承認印をもらう

といった具合に、残業管理が適正に行われていることがポイントとなります。

反対に、申請なしの残業が常態化している場合には、「残業申告の手続きルールに違反しているので残業として扱わない」というのは認められません。「（申請なしの残業が常態化している）このような状況下での自己申告制は適正な運用が期待できない」として、サービス残業分の割増賃金の支払いを命じている判例もあります。