就業規則の本当の意図を社員に伝えるには

社員のことを考えて社内制度を考えた。就業規則にもきちんと明記した。もちろん社員説明会も開催した。でも社員の顔はどこか冷めているようだ。社内制度を利用する社員も出てこないまま月日が過ぎて・・・

＊＊

せっかく就業規則を作成したにも関わらず、ちょっと残念なことになってしまっています。「就業規則なんて作らなければよかった・・・」いえいえ、肩を落とさずに聞いてください。

それは、就業規則自体がいけないのではなくて、就業規則作成の本当の意図が社員に伝わっていないだけかもしれません。

実は、就業規則を活用して会社と社員の目標をひとつにして業績を伸ばしている会社は、就業規則が本当に意味するところをうまく伝えているのです。では、どのように伝えるといいのでしょうか？

そこで今回は、就業規則で社員へ本当に伝えたいことを伝えるコツについて、詳しく確認していきたいと思います。

では、具体的にはどのように社員へ伝えればいいのでしょうか。

本来であれば、会社の実情によって個別アドバイスをすべきところですが、王道パターンをお伝えしたいと思います。

1. 各章におけるポイント（結論）から話す（制度構築のポイント、社長が何を思い重要視しているか）
2. その理由を説明する（なぜなら○○○だから）
3. 具体的な事例を挙げる（たとえばこんなときはこうしてほしい）
4. もう一度結論を話す（だから○○○なのです）

たとえば就業規則に「年次有給休暇は半日単位で取得することができ、半日単位の取得は１年度にあたり５日を限度とする」という一文がある場合、次のような説明がよく見受けられます。

「年次有給休暇は半日単位で取得できます。上限は５回までです。」

社員へ誤解を与えないよう、就業規則の内容を隅から隅まで漏れなく、正しく伝えようとすると、説明が事務的になり、社員に理解できるように伝えられていない、となりがちです。けれど内容を社員の腹に落としてもらい、実際に行動を起こしていってもらうことが大切で、本来の意図するところです。

そこで、「社員が動く就業規則」を採用している会社では、説明は次のようにします。

作成した就業規則は常時見やすい場所に掲示するか、備え付ける等の方法で社員に周知しなければなりません。

これを怠った就業規則は無効と判断されます。また、単に労働基準監督署へ届出しただけでは就業規則の効力は発生しません。

「先代が就業規則を社員に見せたがらなかったので、社長の机の引き出しにずっと仕舞ったままです」とのお話を伺うことがありますが、これでは意味がありません。とても勿体ないです。

就業規則の周知は必ず怠らないようにしてくださいね。

「法改正に対応できていなくて、不備があるので社員に見せられない」ということでしたら、外部の専門家（社会保険労務士）に力を借りて、すぐに対処されることをお勧めします。

「社長が就業規則を見直して（作成して）公開してくれたので、自分たちのことをちゃんと考えてくれているんだと安心した」、などといった社員さんの声を聞くことは、実際にたくさんあります。