タイムカードによる労働時間の推定で問われる会社の対応

パソコンのキーボードの前に置かれたコーヒーの入った緑のマグカップ。観葉植物のグリーンの小枝。

「仕事が終わっているのに同僚らとおしゃべりでもしているのか、タイムカードの打刻時が終業時刻よりだいぶ後の社員がいて、対応に困っています」

 

コンサルティングをしていると、タイムカードの打刻にまつわるお悩みを伺うことがありますが、実は、これは注意してあたらないといけない案件です。

 

というのも、「部署の懇親会のため(タイムカードの打刻が遅くなった)」「社内の部活動のため」「本人の私用によるため」といったことを会社側が立証しない限り、タイムカードの打刻時近くまで働いていたものとして取り扱わなければならないからです。

 

このことから会社は、社員の労働時間マネジメントをしっかり行わないといけないことがわかりますね。そこで今回は、タイムカードの取扱いで問われる会社の対応について、詳しく確認していきたいと思います。

会社には労働時間マネジメントの義務がある

ピンクのノートパソコンのキーボードに打ち込む女性の指先。傍らに手帳とコーヒーカップ。フラワーアレンジメント。

タイムカードは、出社したとき・退社するときにカードをタイムレコーダーに挿入すると、機械的に現在の時間が打刻される仕組みになっています。

 

始業時刻の直前に打刻されているときは、始業時刻から働いたことが推定され、終業時刻よりもかなり遅くに打刻されているときは「タイムカード打刻時近くまで残業してしたのではないか」との推定がはたらきます

 

そのため、タイムカードの打刻時刻が終業時刻を過ぎて、相当遅くなって打刻されているような場合には、「社員は職場に残っていたけれども仕事をしていなかった」ということを会社側が立証しない限り、タイムカードの示している打刻時近くまで働いていたものとして取り扱わなければならないことになります。

 

なぜなら、会社には社員の労働時間をきちんと把握して算定する義務があるからです(「1週間について40時間を超えて働かせてはダメ」「1週間の各日において1日につき8時間を超えて働かせてはダメ」と労基法で規定されていて、会社が違反すると罰則が与えられる)。

タイムカードの打刻時刻の取扱い

パソコンの前でメモをとる指先。傍らに観葉植物のグリーン。

前段の内容から、たとえ終業時刻後であっても、会社は社員の労働時間マネジメントを怠ってはならない、ということがわかります。

 

日々、タイムカードの打刻時の状況をチェックして、その打刻時が終業時刻よりだいぶ後の社員がいた場合には、まずは「何があったの?」と確認することが大切です(もし、ダラダラおしゃべりしていた場合などはその行動をやめるよう注意する)。

 

判例においても、タイムカードの打刻時刻と労働時間の関係について、次のような考え方がとられています。

  • 会社側が「社員は事業所内に滞在していたが働いてはいなかった」旨の反証をあげない限り、「その時刻まで働いていました(だから残業代を支払ってください)」と社員から請求されたときは、タイムカードの打刻時刻を前提に労働時間として取り扱わなければならないと推定される

なお、この事案には次のような背景がありました。

  • 入社してから社員の勤務状況は、タイムカード記載の出退勤時間であった
  • 会社は社員に「顧客の都合で勤務時間も深夜に及ぶことがある」旨を伝えていた
  • これらから、タイムカードに記載された出退勤時刻は、おおむね社員の勤務実態を反映しているといえ、会社の業務命令に基づく労働であったといえる

このようにタイムカードは、出退勤管理を機械的かつ客観的に行うものですから、労働時間を推定する効力があります。よって、タイムカードの打刻は正確に行わなければならないことは言うまでもありません。

 

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ちなみに、タイムカードは社員の労働時間を記録した書類であるため、月が替わったからといってすぐに捨ててしまうのはダメです。「邪魔だなあ」と思っても要注意です。

 

労基法では、労働関係に関する重要な書類について記録の保存が定められていて、全社員分のタイムカードを3年間保存しなければならないからです。

 

職場の保管スペースには限りがあるとは思いますが、整理整頓に努めてきちんと保管できる体制を整えたいですね。

リングノートの上に置かれた腕時計と眼鏡。ボールペン。カフェラテの入ったマグカップ。

社会保険労務士高島あゆみ

■この記事を書いた人■

社労士事務所Extension代表・社会保険労務士 高島あゆみ

「互いを磨きあう仲間に囲まれ、伸び伸び成長できる環境で、100%自分のチカラを発揮する」職場づくり・働き方をサポートするため、社会保険労務士になる。150社の就業規則を見る中に、伸びる会社と伸びない会社の就業規則には違いがあることを発見し、「社員が動く就業規則の作り方」を体系化。クライアント企業からは積極的に挑戦する社員が増えたと好評を得ている。

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