法改正で年5日休むため会社と社員でやるべきこと、捨てること

積み重ねた書籍の上に載せられた小ぶりのピンクの花の鉢植えとコーヒーの入ったマグカップ。

このほどの労働基準法改正によって、年10日以上の年次有給休暇が付与される社員に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、会社が時季を指定して取得させることが必要となりました。なお、これに違反すると所要の罰則が科されます。

来年(2019年)4月からすべての企業において実施となり、中小企業も例外ではありません。

 

とはいえ年休取得をめぐっては、「自分が休むと仕事が回らない」「ただでさえ毎日残業なのに、休めば納期に間に合わない」「休んだ分だけ成果をあげるチャンスを逃す」といった社員の声も多いのではないでしょうか。

 

仕事が増え続ける職場において、年休取得への不安感を捨ててしっかり休みながらも今までと変わらないもしくはそれ以上の結果を出すには、会社と社員の双方が意識を変えていく必要があります。

 

そこで今回は、法改正の概要をみながら、年5日以上休むため会社と社員でやるべきこと、反対にやらずに捨てることについてみていくことにしましょう。

法改正の概要

デスクの上に積み重ねた手帳、スケジュール帳、シャーペン、緑のゼムクリップ。

冒頭で休むことへの不安感について書きましたが、まさにこの改正の背景には、社員本人の請求に任せていては年休取得を躊躇する心理が働くことが多く、年休取得率がアップしないことへの懸念があります。

つまり改正の趣旨は、年5日以上の年休取得が確実に進む仕組みを導入することです。

 

会社が「年休をとりなさい」と強制しないといけない対象者は、年次有給休暇が10日以上付与される社員に限ります。

もちろん管理職も含まれます。

 

社員ごとに、年次有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内の5日について、会社が取得時季を指定して付与することになります。

また、この会社による時季指定については、社員の意見をきいてその意見を尊重するよう努めなければなりません。

 

年次有給休暇を5日以上取得済みの社員に対しては、会社はこの義務から解放されます。

たとえば次のような場合です。

  • 社員が自ら5日以上の年休を取得した
  • 社員自らの取得3日+計画的年休付与2日

なお、次のような場合では会社は5日に足りない日数のみ時季指定することになります。

  • 社員が自ら2日の年休を取得した
  • 2日の年休の計画付与が行われた

年5日以上休むためやるべきこと

広げられたスケジュール帳のうえにスマホ、シャーペン、ゼムクリップが置かれている。傍らに眼鏡。

この法改正により、会社には「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられます。社員ごとに年休管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。

ここには、法定の通常年休、計画年休、強制年休(本改正)によって年休を付与したときに、①(取得した)時季、②日数、③(毎年年休が発生する)基準日を記録することになります。

なお、労働者名簿または賃金台帳と年休管理簿を合体させて作成しても構いません。

 

また、強制付与年休は罰則付きのため、特別年休と法定年休(強制付与の5日分)の振替えを就業規則に定めておくことがポイントになるでしょう。

 

万が一の場合(たとえば結婚休暇等の特別年休は5日以上取得しているが、法定年休(強制付与の5日分)は取得できていないといったときなど)、違反問題の発生による罰則の適用を避けるため、この規定を設けておくことをお勧めします。特別年休と法定年休(強制付与の5日分)は同じ有給の休暇なので、刑事上では会社が5日以上の有給休暇を付与していれば罪責を問われないからです。

 

また、会社側だけでなく社員自身も仕事のやり方の効率を見直すなどして、年休を取得する努力が求められるでしょう。

社内でこの意識を高めていくためにも、この社員の年休を取得する努力義務についても就業規則に定めておくことをお勧めします。

年5日以上休むため捨てること

積み重ねられたファイルの山

年5日以上休むためには、冒頭にあるような「自分が休むと仕事が回らない」「ただでさえ毎日残業なのに、休めば納期に間に合わない」「休んだ分だけ成果をあげるチャンスを逃す」といった年休取得への不安感は捨てなければなりません。

言うは易く行うは難し・・・とはよくいったもので、では具体的にどうすればいいのかを考えてみましょう。

 

「自分が休むと仕事が回らない」など、使命感が強すぎて仕事を他人に渡せない人はみなさんの職場にもいらっしゃるのではないでしょうか。社員にこういった不安感があれば、仕事は「渡す」か「捨てる」ことをしないと一向に減らない、ということを会社として伝えたいですね。

 

つい人員を増やして解決を図ろうと考えてしまいがちですが、人を増やしたところで本人が仕事を渡さないなら、結局休むことはできません。増員分のコストがかかってしまうだけになりかねません。ですから、一定の期間で仕事の棚卸しをすることで、メンバーの分担を平準化する習慣のほうが必要となるでしょう。「昔は必要だったけれども、今となってはしきたりでやっているだけで本当はやる必要がない・・・」といった仕事は見直してみると割とあるものです。

 

また、「後輩を育てることは、先輩社員であるあなたのプラス評価になる」という方針を明確に打ち立てたいところです。人事制度の評価基準に組み入れることで、後輩指導を成果としてカウントする仕組みとするのも方法のひとつです。なんでもかんでも自分ひとりで抱え込んでやるのではなくて、後輩を指導して仕事を割り振ること。先輩社員が休む日は、後輩が先輩から習ったことを責任もって実践できる絶好の機会となるのです。

 

年5日以上休むために、会社も社員も「チームで成長し、成果を出す」という意識に切替えていくことが大切だと思います。

社労士事務所Extension代表・社会保険労務士高島あゆみ

■この記事を書いた人■

社労士事務所Extension代表・社会保険労務士 高島あゆみ

「互いを磨きあう仲間に囲まれ、伸び伸び成長できる環境で、100%自分のチカラを発揮する」職場づくり・働き方をサポートするため、社会保険労務士になる。150社の就業規則を見る中に、伸びる会社と伸びない会社の就業規則には違いがあることを発見し、「社員が動く就業規則の作り方」を体系化。クライアント企業からは積極的に挑戦する社員が増えたと好評を得ている。

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