マイルール社員に生産性を上げさせる方法

オフィスの打合せスペース。明るい窓。観葉植物。テーブルに鉢植えの花。白と黄色の椅子。

「なんであの人は毎日遅くまで仕事しているんだろう?」

 

そんな疑問が頭によぎるような人、あなたの職場にいませんか?

そんな彼(彼女)は自分の仕事のやり方、自分だけの「マイルール」に縛られているのかもしれません。

 

連日の残業は、本人にとっても楽しいことではないでしょうし、じわじわと健康が害されるのも心配です。もちろん会社にとっては、残業代、光熱費などコスト面で問題があります。

 

マイルール社員に生産性を上げて仕事をしてもらうには、どうすればよいのでしょうか。


マイルールをつくってしまう理由

ノートにフレームワークを書き込む女性。傍らにミルクの入ったマグカップ。

自分や周囲の人を決してハッピーにしないのに、連日の残業をもたらしてしまうマイルール。

なぜそんなマイルールをつくってしまうのでしょうか。

その理由は3つあります。

 

1)安心して仕事したいから

せかされて仕事したくない、自分のやり方で落ち着いて仕事したい、との気持ちがあります。なぜならミスして周囲に迷惑をかけては悪い、恥ずかしい、と考えているからです。

だから電話が鳴らない終業時刻以降のオフィスのほうが、居心地良く仕事ができると思いがちです。

気持ちもわかりますが、効率よく仕事をこなして利益を出す、というコスト意識がないのが問題です。

 

2)自分にしかできない仕事にしたいから

マイルールで自分にしかわからないようにすれば仕事を奪われない、との考えです。また自分の仕事をなくされたら困る、との思いが強い一方で、人の役に立ちたい思いもあるので、頼まれていないことまでやってしまいがちです。

大切なのは、その仕事は誰のために必要なのか?と見直してみることです。

 

3)残業する理由がほしいから

法律上の仕組みとして、働く時間が長いほど高い残業代がもらえる、とみることもできるので、長時間働く方にインセンティブが働いてしまっています。また遅くまで働いていると「遅くまでご苦労様」と労われることも多いので、残業が悪いこととは思いません。日本では長時間働くことが美徳とされた時代が長かったので、「同じだけのアウトプットを以前より時間をかけずにこなすことが良いこと」と意識改革が必要です。

マイルールをやめさせる処方箋

葉っぱの緑が美しい庭。テーブルに花が活けられたガラスの花びん、マグカップ、手帳、ペン。

マイルールを手放してもらうには、マイルールをやめるメリットを理解してもらうことです。順番にみていきましょう。

 

1)の場合

自分のやり方が、チームや部署にとってプラスに働いているのか?の視点が、まず必要です。ミスをしないために時間をかけることが、(事務職であっても)後工程にある人の時間的余裕を奪って余計に迷惑をかけているかもしれません。ひとりで仕事を抱え込ませないために、各自の状況をチームで共有して、早くヘルプを出せる体制を整えたいところです。またひとりで10時間かかっていた仕事を8時間で仕上げられるようになれば、アウトプットにかかるコストが下がった分の利益が出ます。マイルールに固執するよりもうまくいったやり方、ノウハウを積極的にチームで共有したほうが、メリットがあります。

 

2)の場合

うまくいくやり方やノウハウを共有して、ひとりで10時間かけていた仕事を7.5時間でこなせるようになったが、それ以上の短縮はなかなか難しい。

そんな場合、仕事のプロセスでやらなくていいことがあるかもしれません。またその仕事自体本当にやる必要があるのか?と考えてみることです。仕事をなくされると困るのでマイルールをつくってしまうのなら、「定期的に仕事を見直して、やる・やらない仕事を仕訳する」習慣を職場に設けるのもひとつの方法です。

 

3)の場合

マイペース社員の残業代について、賞与で調整するのもひとつです。賞与は自社独自のルールで決められるものですから、「時間当たりの生産性を買いたいので仕事のやり方に工夫しよう」とメッセージを送るのです。

長い時間をかけることが必ずしもチームや部署に貢献するとは限らない、と理解してもらうため、「時間あたりの生産性を評価する」「チームで成果を上げることに貢献した人を評価する」と人事評価基準を同時に見直すことも必要かもしれません。

就業規則に規定するなら

赤、黄色、虹色の表紙のリングノート。黒と青のボールペンが2本。

たとえば1)で、ひとりで10時間かかる仕事を8時間で仕上げるには、おおむね20時を目標にするといいような場合。

 

就業規則には「午後8時以降に仕事する場合には、所属長から事前に時間外労働をする必要があるのかどうか、またかかる時間数についての許可を得ること」の旨を定めれば、マイルール社員へ仕事にかける時間のコスト意識を促すことができます。

 

マイルール社員の出現による悪い面ばかりをとらえずに、ぜひ職場の生産性を上げるため、仕事のやり方をみなす良い機会にしたいですね。

社労士事務所Extension 代表・社会保険労務士 高島あゆみ

■この記事を書いた人■

社労士事務所Extension代表・社会保険労務士 高島あゆみ

「互いを磨きあう仲間に囲まれ、伸び伸び成長できる環境で、100%自分のチカラを発揮する」職場づくり・働き方をサポートするため、社会保険労務士になる。150社の就業規則を見る中に、伸びる会社と伸びない会社の就業規則には違いがあることを発見し、「社員が動く就業規則の作り方」を体系化。クライアント企業からは積極的に挑戦する社員が増えたと好評を得ている。

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